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Departamento de Registro y Control

Presentación

La creación del Departamento de Registro y Control Académico, se fundamentó en la necesidad de contar con una dependencia que tenga la visión sobre la totalidad de los procesos de registro académico que se adelantan en la Sede Principal, con competencia para revisar y unificar procedimientos, asegurar la información, en beneficio de la calidad del servicio que se presta al estudiante y al egresado.

El Departamento de Registro y Control de la Sede Principal, se encuentra adscrita a la Vicerrectoría Académica General, tiene como objetivo general el de coordinar, almacenar, gestionar y poner a disposición de toda la comunidad tomasina de manera segura, oportuna y confiable el sistema de información académica.

Esta dependencia es la responsable de apoyar y garantizar la calidad de la información contenida en la base de datos de los programas académicos, a través del diseño e implementación de procedimientos de verificación y contraste contra los soportes existentes.

PROCESOS Y ACTIVIDADES

El Departamento de Registro y Control dentro de la coordinación, apoyo y soporte académico, cuenta con procesos y actividades fundamentales que ayudan al mejoramiento continuo de los mismos así:

Inscripción y parametrización de programas en el Sistema Académico

Gestión programas académicos: Creación según aprobación M.E.N.


Gestión planes de estudio: Creación de asignaturas, asignación de prerrequisitos y equivalencias entre planes.


Parametrización sistema académico: Asignación de permisos a usuarios, creación de períodos y actividades académicas por programa, aplicación reglamento por programa y cumplimiento con las actividades relacionadas en el Calendario Académico.

Matrícula Académica

Inscripción de materias de estudiantes nuevos


Programación matrícula estudiantes antiguos


Generación e impresión materias posibles


Seguimiento a registro de horarios


Asignación de clave de acceso al sistema de información académica


Atención y asesoría a estudiantes


Generación e impresión de recibos de pago

Notas

Seguimiento al registro de notas


Cierre de Notas


Impresión planillas de notas


Ajuste históricos de nota por cambio de plan de estudios


Reimpresión planilla de notas


Archivo copia planilla de notas

 

Capacitación e inducción a los usuarios del sistema de información académica

Se realiza mediante una metodología teórico-práctica teniendo en cuenta cada perfil:

A docentes: registro de notas y consultas


A estudiantes: consulta y matrícula


A Administrativos: de acuerdo con sus funciones y perfil.

Suministro de Información General

Información académica a entidades externas.


Generación de reportes oficiales requeridos por entidades del Estado y directivas de la Universidad.

Sedes y seccionales

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